セミナー操典 2016

天之巻（企画・準備編）

1. 主要な数値（実績）
   • 案内状： 570（2015年実績）
   • レジュメ： 380〜430
   • 参加者： 230〜280
   • 当日参加： 20？（→ 受付に用意する余裕レジュメ数）
   • 懇親会： 100
   • 二次会： 30〜50
2. 次回会場：　前年のセミナーの懇親会までに決定し，閉会の挨拶で公表できるのが望ましい．
   • 会場は，300 席程度は確保できることが望ましい．
   • 図書販売会場として，学校の普通教室程度のスペースを確保する．
3. テーマ・報告者：　前年の 12 月例会または臨時例会（忘年会に伴う）において，基本路線を決定するのが望ましい．
   • 11 月の合同踏査会等の機会を利用して，城郭談話会その他の主要関係団体と意見交換を行っておく．
4. 報告者内諾：　基本路線が決定したら，報告依頼者への打診を順次行う．1 月頃までには，報告者の内諾を得ておく．
5. 報告者依頼状：　正式依頼文の発送は 2 月頃までに行い，報告のタイトル（仮で可）を確認しておく．
   • 正式タイトルの締切りは 5 月初めとする．
   • レジュメの原稿締切りは 6 月厳守とする．
6. 宿泊施設：　斡旋しないが，周辺のホテルのリストを案内に添付して，参加者各自で対応してもらう．ただし，祭りや他の学会などと重なると予約が難しくなる場合があるので，会場周辺の宿泊状況は早めに確認しておく．なお，主催者側の宿泊場所として 30〜50 人分程度は手配しておく．
7. 駐車場：　確保できない場合は，自家用車での来場不可である旨，必ず案内に明記する．ただし，実行委員会側の駐車スペースを確保しておくのが望ましい．
8. 飲食店：　会場周辺における自動販売機・コンビニ・飲食店の有無を確認する．ない場合は，必ず案内にその旨を明記する．
9. 当日追加資料：　原則として報告者各自で用意してもらう．この旨を報告依頼に明記し，所要部数は事務局に問い合わせるよう，併記しておく．
10. 案内発送：　原則として，5 月の例会（第 3 日曜）に行う．
11. 開会挨拶：　会場施設や開催地の代表者などにしてもらうとよい．
12. レジュメ引取り：　地方開催の場合，共催者（現地側）でレジュメ残部の引取りを希望するかどうか，あらかじめ協議しておく．
    
    【会場】
13. 会場施設：　以下の点を必ず現地で確認しておく．
    • 冷房設備（使用時間）．
    • 食堂（学食）．
    • 会場内および周辺での飲食の可不可．
    • 喫煙場所．
    • 会場で図書販売（公共施設の場合，図書や物品の販売に制限が付く場合あり．「交換」という呼称にすることもある．）
    • 立て看板の設置．
    • 座席追加（パイプ椅子など）．
    • 会場でのゴミの処理．
    • 会場使用時間の延長．朝は何時から準備可能か．
    • 駐車場．
    • 音響・PC・プロジェクター・操作卓・録音装置などの設備と使用方法．
    • 受付の設置場所．
    • 図書販売会場・受付でのテーブル・椅子．
14. 飲料：　自動販売機の場所を確認する．
15. 弁当：　概数を予想して注文しておき，直前に数量を確定する．単価は \500〜800 くらいとし，冷たいお茶をつけたほうがよい．当日キャンセルによる余りが出た場合は，昼休みの直前に余分があることをアナウンスして，できるだけ買ってもらう．
16. 弁当ガラ：　ゴミ処理も，確認しておく．弁当業者が引き取ってくれるよう手配できるのが望ましいが，不可能な場合は，会場側とよく打ち合わせる．
17. 懇親会：　早めに手配しておく．
    • 単価は \5,000〜7,000 の立食・飲み放題．
    • ある程度の椅子と荷物置き場を確保する．
    • 内容は質より量優先（会場側にはっきり申し入れる）．
    • ウィスキーやワインを好む人も多い（ビールと日本酒だけでは不満が出る）．
    • 酒を飲めない人も案外多いので，ウーロン茶・ジュースなども揃える．
    • 二次会会場も，確保しておくのが望ましい．
18. 宅配便：　2 日目の 15 時（厳守）に，宅配便業者に引取りに来てもらう．あらかじめ，着払い用紙を用意する．
19. 手話通訳等の依頼が必要な場合には，あらかじめ会場となる大学や自治体を通じて依頼しておく．
    
    【用具】
20. 名札：　使い捨ての名札と，記入場所を用意する．
21. 引換券：　弁当引換券・懇親会入場券を準備しておく．券は名刺大程度でよい．弁当券１日目・２日目・懇親会券の色を変える．

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