セミナー操典 2016

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天之巻(企画・準備編)

  1. 主要な数値(実績)
  2. 次回会場: 前年のセミナーの懇親会までに決定し,閉会の挨拶で公表できるのが望ましい.
  3. テーマ・報告者: 前年の 12 月例会または臨時例会(忘年会に伴う)において,基本路線を決定するのが望ましい.
  4. 報告者内諾: 基本路線が決定したら,報告依頼者への打診を順次行う.1 月頃までには,報告者の内諾を得ておく.
  5. 報告者依頼状: 正式依頼文の発送は 2 月頃までに行い,報告のタイトル(仮で可)を確認しておく.
  6. 宿泊施設: 斡旋しないが,周辺のホテルのリストを案内に添付して,参加者各自で対応してもらう.ただし,祭りや他の学会などと重なると予約が難しくなる場合があるので,会場周辺の宿泊状況は早めに確認しておく.なお,主催者側の宿泊場所として 30〜50 人分程度は手配しておく.
  7. 駐車場: 確保できない場合は,自家用車での来場不可である旨,必ず案内に明記する.ただし,実行委員会側の駐車スペースを確保しておくのが望ましい.
  8. 飲食店: 会場周辺における自動販売機・コンビニ・飲食店の有無を確認する.ない場合は,必ず案内にその旨を明記する.
  9. 当日追加資料: 原則として報告者各自で用意してもらう.この旨を報告依頼に明記し,所要部数は事務局に問い合わせるよう,併記しておく.
  10. 案内発送: 原則として,5 月の例会(第 3 日曜)に行う.
  11. 開会挨拶: 会場施設や開催地の代表者などにしてもらうとよい.
  12. レジュメ引取り: 地方開催の場合,共催者(現地側)でレジュメ残部の引取りを希望するかどうか,あらかじめ協議しておく.

    【会場】
  13. 会場施設: 以下の点を必ず現地で確認しておく
  14. 飲料: 自動販売機の場所を確認する.
  15. 弁当: 概数を予想して注文しておき,直前に数量を確定する.単価は \500〜800 くらいとし,冷たいお茶をつけたほうがよい.当日キャンセルによる余りが出た場合は,昼休みの直前に余分があることをアナウンスして,できるだけ買ってもらう.
  16. 弁当ガラ: ゴミ処理も,確認しておく.弁当業者が引き取ってくれるよう手配できるのが望ましいが,不可能な場合は,会場側とよく打ち合わせる.
  17. 懇親会: 早めに手配しておく.
  18. 宅配便: 2 日目の 15 時(厳守)に,宅配便業者に引取りに来てもらう.あらかじめ,着払い用紙を用意する.
  19. 手話通訳等の依頼が必要な場合には,あらかじめ会場となる大学や自治体を通じて依頼しておく.

    【用具】
  20. 名札: 使い捨ての名札と,記入場所を用意する.
  21. 引換券: 弁当引換券・懇親会入場券を準備しておく.券は名刺大程度でよい.弁当券1日目・2日目・懇親会券の色を変える.

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NISHIMURA, Kazuo nishimura@komazawa-u.ac.jp