セミナー操典
2017
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天之巻(企画・準備編)
主要な数値(実績)
案内状: 530
(2016年実績)
← 570
(2015年実績)
レジュメ: 380~430
参加者: 230~280
当日参加: 20?(→ 受付に用意する余裕レジュメ数)
懇親会: 100
二次会: 30~50
次回会場: 前年のセミナーの懇親会までに決定し,閉会の挨拶で公表できるのが望ましい.
会場は,300 席程度は確保できることが望ましい.
図書販売会場として,学校の普通教室程度のスペースを確保する.
テーマ・報告者: 前年の 12 月例会または臨時例会(忘年会に伴う)において,基本路線を決定するのが望ましい.
11 月の合同踏査会等の機会を利用して,城郭談話会その他の主要関係団体と意見交換を行っておく.
報告者内諾: 基本路線が決定したら,報告依頼者への打診を順次行う.1 月頃までには,報告者の内諾を得ておく.
報告者依頼状: 正式依頼文の発送は 2 月頃までに行い,報告のタイトル(仮で可)を確認しておく.
正式タイトルの締切りは 5 月初めとする.
レジュメの原稿締切りは 6 月厳守とする.
宿泊施設: 斡旋しないが,周辺のホテルのリストを案内に添付して,参加者各自で対応してもらう.ただし,祭りや他の学会などと重なると予約が難しくなる場合があるので,会場周辺の宿泊状況は早めに確認しておく.なお,主催者側の宿泊場所として 30~50 人分程度は手配しておく.
駐車場: 確保できない場合は,自家用車での来場不可である旨,必ず案内に明記する.ただし,実行委員会側の駐車スペースを確保しておくのが望ましい.
飲食店: 会場周辺における自動販売機・コンビニ・飲食店の有無を確認する.ない場合は,必ず案内にその旨を明記する.
当日追加資料: 原則として報告者各自で用意してもらう.この旨を報告依頼に明記し,所要部数は事務局に問い合わせるよう,併記しておく.
案内発送: 原則として,5 月の例会(第 3 日曜)に行う.
開会挨拶: 会場施設や開催地の代表者などにしてもらうとよい.
レジュメ引取り: 地方開催の場合,共催者(現地側)でレジュメ残部の引取りを希望するかどうか,あらかじめ協議しておく.
【会場】
会場施設: 以下の点を必ず現地で確認しておく.
冷房設備(使用時間).
食堂(学食).
会場内および周辺での飲食の可不可.
喫煙場所.
会場で図書販売(公共施設の場合,図書や物品の販売に制限が付く場合あり.「交換」という呼称にすることもある.)
立て看板の設置.
座席追加(パイプ椅子など).
会場でのゴミの処理.
会場使用時間の延長.朝は何時から準備可能か.
駐車場.
音響・PC・プロジェクター・操作卓・録音装置などの設備と使用方法.
受付の設置場所.
図書販売会場・受付でのテーブル・椅子.
飲料: 自動販売機の場所を確認する.
弁当: 概数を予想して注文しておき,直前に数量を確定する.単価は \500~800 くらいとし,冷たいお茶をつけたほうがよい.当日キャンセルによる余りが出た場合は,昼休みの直前に余分があることをアナウンスして,できるだけ買ってもらう.
弁当ガラ: ゴミ処理も,確認しておく.弁当業者が引き取ってくれるよう手配できるのが望ましいが,不可能な場合は,会場側とよく打ち合わせる.
懇親会: 早めに手配しておく.
単価は \5,000~7,000 の立食・飲み放題.
ある程度の椅子と荷物置き場を確保する.
内容は質より量優先(会場側にはっきり申し入れる).
ウィスキーやワインを好む人も多い(ビールと日本酒だけでは不満が出る).
酒を飲めない人も案外多いので,ウーロン茶・ジュースなども揃える.
二次会会場も,確保しておくのが望ましい.
宅配便: 2 日目の 15 時(厳守)に,宅配便業者に引取りに来てもらう.あらかじめ,着払い用紙を用意する.
手話通訳等の依頼が必要な場合には,あらかじめ会場となる大学や自治体を通じて依頼しておく.
【用具】
名札: 使い捨ての名札と,記入場所を用意する.
引換券:
弁当引換券・
懇親会入場券を準備しておく.券は名刺大程度でよい.
弁当券1日目・2日目・>懇親会券の色を変える.
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NISHIMURA, Kazuo
nishimura@komazawa-u.ac.jp