セミナー操典 2016

人之巻（実戦編）

総合司会（進行）　１名

1. 開始：　開会時間 10 分前・ 5 分前をアナウンスし着席を促した上，定刻には開会をアナウンスする．また，午後の部開始の 5 分前にも着席を促す．
2. 肩書き確認：　挨拶する方や報告者の名前，肩書き（所属），報告タイトルの間違いがないよう，事前に確認しておく（受付と連携）．タイトルは，当初の案内から変更されている場合もあるので，必ず当日使用するレジュメで確認しておく．
   • 報告者の敬称は「さん」で統一し，「先生」は使わない．
3. 注意事項：　事務連絡および注意事項として，以下のアナウンスが必要となる．

     a. 携帯電話の電源オフまたはマナーモード設定─┬─── 開会時           
   　b. 会場内・周辺における飲食・喫煙の可否      │                              
   　c. 図書販売の時間帯                          │                              
     d. 弁当の引渡し方法─────────────┼─┐　                     
   　e. 自動販売機の場所─────────────┴─┴─ 午前の部終了時   
   　f. レジュメ残部の販売方法 - 図書販売会場（中城研ブース）
   　g. 追加資料の配布
   　h. 懇親会場への移動方法とタイムスケジュール
   　i. 翌日のタイムスケジュール
   　j. シンポジウム時の質問用紙受付
     k. 名札の返却
   　l. その他の所要事項・注意事項
   

4. 報告の切上げ：　各報告の終了時間が近づいたら，壇上の報告者に「10 分前」「5 分前」「時間です！」　のメモを渡すなどして，残り時間の少なくなったことを告げる．報告の進行状況によっては「5 分前です，まとめて下さい」などのコメントを添えると有効．定刻を過ぎても話が終わらない場合には，適宜「時間なので切り上げてください」などのアナウンスを行い，終了を促す．
5. 質問：　各報告の終了後に会場から質問を受け付ける．受ける質問は，特に時間に余裕がある場合以外は通常１〜２件程度とし，他にも挙手が認められる時は，休憩時間や懇親会を利用して直接報告者に質問してもらうように言う．時間が押している場合には，質疑応答をとれない旨アナウンスする．
6. 時間調整：　実際の報告時間に従って，タイムテーブルを微調整する．報告時間が数分程度長くなったり短くなったりした場合は，休憩時間を調整する．10 分程度の調整は司会の裁量で調整するが，それ以上の変更を要する時は総合調整役（八巻）や会場提供側と協議する．特に会場の使用時間に制限がある場合に注意．制限がない場合でも，大幅に時間超過すると，懇親会や参加者の使用する交通機関（新幹線・飛行機）に影響するので，休憩時間を切りつめるなどして，終了時間の超過はできるだけ 10 分以内程度に収める．
   
   • 時間調整を行った場合，各報告のずれた開始・終了時間を「次の○○さんの報告は何時何分から何時何分までとします」とアナウンスする．
7. 座席：　登壇口に近い会場左翼（または右翼）最前列に占位し，アナウンス時には前に立つ．

受付　８名程度（内主任１）

1. 占地：　受付は廊下に４〜５卓設営し，展開する．
2. 区分：　参加者の区分なし．ただし，報告者と当日参加の受付は１箇所で行う．
3. 用具：　各卓には受付名簿・領収証・昼食券・名札・お金を入れる箱などを用意する．
4. 主任：　釣り銭・封筒・輪ゴム・電卓を用意する．
5. 筆記具：　受付係は，各自必ず筆記具を持参する．
6. 混雑：　初日午前中に集中する．
   • 10 時ごろにいったん客足が途切れる場合があるが，その後も断続的に客が現れるし，新幹線などの時刻によって大挙到着することがあるので，留意する．
7. アルバイター：　常時 2 名以上のアルバイトを雇う（トイレ，金銭扱いのため）．初日の午前中は 3 名のほうがよい．
   • アルバイトは大学の学生課を通じて募集する．
   • バイト代は \1,000／時．ただし 2 日目は午前だけ．
8. 領収証：　印鑑は印刷，または前日までに捺印しておく．金額等空欄で捺印済みの領収証を備えおいて，希望者にはその場で記入して渡す．
9. 釣銭：　硬貨の需要は少ない．
   • 東京開催の場合は参加費だけの方が多く，あっさり千円札 3 枚で払ってくれるので，初日朝の集中が済んだ後は千円札・五千円札はたまる一方となるので要注意．
   • 最終的な売上金が千円札ばかりになると後の管理が大変なので，途中で適宜両替を行う．場合によっては，図書交換会場に両替を呼びかける．
     
   • 受付の釣銭は主任が適宜用意する．最初に中城研メンバー（スタッフ）がちょうどの金額を五千円・千円札で払ってくれれば釣銭不足は解消する．
     
   • 主任が用意した（立て替えた）釣銭の金額は受付名簿欄外などにメモしておき，業務が落ち着いたところで返却する．返却時には必ず他の係員が確認し，記入したメモに返却済みのチェックを入れる．
10. 受付業務：　受付済みの人は，受付名簿行頭のチェック欄に「○」をつける．
    • 勝手に「レ」を付けたり名前に線を引いたり，マーカーで塗ったりしない．
    • 食事・用便や書籍購入・その他の用務等は交代で行い，決められた係の内最低 1 名が必ず受付に残るようにする．どんな短時間でも，現金がある状態で受付を無人にしたり，部外者に留守番を任せたりしない．
11. 販売禁止：　レジュメ残部の販売は，受付では行わない（混乱するので）．
    • レジュメの販売については適宜司会（進行）からアナウンスし，希望者にはその旨伝える．受付場所に掲示を出しておくことが望ましい．
12. 入金額確認：　初日の受付が終了した時点で，必ず入金額を確認し，控えておく．弁当代などの支払いがあった場合は受付から支出し，控えておく．
13. 弁当受理：　弁当が到着した場合は，受付でいったん引き取り，直ちに弁当引渡係に連絡する．
    • 弁当が代金引換えの場合はその場で売上金の中から支払い，支払い金額を控え，領収証を必ず受け取って，主任に報告する．

弁当引渡係 数名（内主任 1）

1. 保管：　日陰に弁当を保管する．弁当ガラの回収についても確認しておく．
2. 集合：　弁当引渡係は，昼休みの 10 分前には引渡場所に集合して体制を整える．また，空き箱・空き缶回収用のゴミ袋を準備しておく．
3. 引換え：　弁当の引渡時には，当日の引渡券であることを確認する．
4. 食事：　弁当引渡係は，受付周辺で迅速に食事を済ませ，空き箱・空き缶の回収が乱雑にならないよう注意する．

図書販売会場係　１名

1. 出店者情報：　事前に名簿係（渡邉）から参加者情報の提供を受け，状況を把握しておく．
2. 設営：　販売会場の設営は前日のうちに行い，宅配便で送られてきた書籍を適宜卓に割り当てる（割当ては段ボールを配置するだけでよい）．
3. 割当て確認：　販売会場係は，遅くとも当日開場前までに，割当てが適正か確認しておく．宅配便を使用せずに直接搬入する参加者もいるので，参加者情報をもとに確認する．
4. 卓の補充：　当日になって卓が不足する場合があるので，販売会場係は卓の補充方法または配置場所の移動方法を確認しておく．
5. 開場時間：　原則として，昼休み・開会前・報告終了後だけとし，報告中は閉場する．
6. 会場閉鎖：　報告開始時には，参加者に移動を呼びかけて販売会場を閉鎖する．
   • 閉鎖時に，現金の管理に各自で責任をもつよう，注意を与える．
   • 書籍販売業者が販売会場に残留しない場合は施錠する．
7. 撤収時：　販売会場係は，閉会後の販売会場の撤収・ゴミの始末を行う．ゴミの処理が難しい場合には，あらかじめ参加者に自己責任で処理するよう呼びかける．
8. 業者：　書籍販売業者（出版社・古書店）には，受付で所場代を払ってもらう．所場代は，\3,000（セミナー参加費と同額）とする．

会誌販売　数名（内主任１）

1. 売上金：　主任が責任をもって管理する．
2. 領収証：　金額が空欄で押印済みの領収証を，必ず用意しておく．
3. 用具：　会誌販売用の道具類一式（値札・ビラ・売上表・領収証・箱・封筒など）は，佐藤が用意する．担当者は釣銭・電卓・筆記具を忘れずに用意する．
4. 釣銭は 3 万円程度を主任が用意する．五千円札・千円札・五百円玉・百円玉をバランスよく揃える．
   • 会誌販売では硬貨不足となる傾向があるので，係の者は各自千円分程度は硬貨を用意しておき，不足したらその場で両替できるように心得る．
5. 釣銭：　誰がいくら供出したか，売上表に必ずメモしておく．
6. 立替金の返済：　売上げが一定額に達したとき，用意した釣銭分の金額を主任に返却する．その際別の１名が必ず確認し，売上表に記入したメモにチェックする．
7. 残留：　決められた係のうち１名が必ず売場に残るようにする（手すきの会員は店番に行く．食事や書籍の購入は交代で行う）．現金がある状態で売場を無人にしない．また短時間でも，知らない人に留守番を任せない．
8. 両替：　最終的な売上金が硬貨や千円札ばかりになると後の管理が大変なので，途中で適宜両替を行う．
9. ブース前：　陳列した会誌の前に立っておしゃべりをしないこと（購入希望者が近寄りにくくなるので）．

会誌贈呈係　１名

1. 寄贈者リスト：　あらかじめ寄贈者リスト（誰に何部）を作成しておく．
2. 執筆者：　会誌の最終校正時に目次のコピーを入手しておく（または Web ページ係から目次原稿を入手する）．
3. その他：　執筆者以外の寄贈者については，八巻氏に確認しておく．

会場係　３名程度（内主任１）

1. 環境維持：　会場の設備（空調・音響・映写）全般について，確認や調整を担当する会場主任を配置することが望ましい．会場の使用形態によっては，会場主任が責任をもって管理者側と充分に打合せを行う．また，会場設営は手すき総員で行うが，会場主任が主体的に指示する．
2. 冷房：　ホールが広いと冷房が効くまで時間がかかるので，会場係はできるだけ早めに空調を確認する．
3. マイク：　最低でも４本用意し，内２本以上はワイヤレスとする（司会１・報告者１・会場２）．シンポジウムでパネラーが５人以上となる時は，もう１本追加する．また，不調に備えて予備のマイクを用意しておくことが望ましい．
4. マイクテスト：　開会前にマイクテストを行う．操作方法・音量・ハウリングについても確認しておく．予備の電池についても準備しておく．また，報告者が降壇時に電源を切り忘れていないか，確認する．
5. 占位：　マイク持ちは会場内が見渡せる位置にいる．シンポジウム討論時には，２名配置が望ましい．その場合１名は前方に占位して，司会または総合司会（討論時には待機状態）から指示をえる．
   • 一般にマイク持ちは新人・学生・事務方となる場合が多く，指定された発言者を直ちに把握できない．司会・受付はベテランが担当しており，主要な出席者の着座位置を把握しやすい．
6. 兼務：　スタッフの数が不足する場合は，会場係は撮影・会誌販売・図書販売会場などと兼務する．
7. 用品：　次の用品を準備しておく．
   • ガムテープ，マジック（赤・黒），ヒモ，カッターナイフ，ハサミ，紙，ゴミ箱（袋），ホチキス，クリップ，輪ゴム
8. PC 係：　操作卓に占地する．

録音　１名

1. メディアの確保：　シンポジウム討論時は必ず録音し，メディアは忘れずに中城研で確保する．地方開催の場合は，その旨必ず開催側（会場側）に伝達しておく．
2. メディアの用意：　あらかじめプログラムで報告者数・報告時間を確認のうえ，所要のメディアを用意する．ポータブルレコーダーを使用する場合は，電池も用意する．
3. ラインケーブル：　ポータブルレコーダーを使用する場合は，できるだけオンラインで録音する．
4. メディアの交換：　シンポジウム討論時は，発言の途中でテープ交換にならないよう，タイムテーブルとテープ残量に配慮する．
   • テープ残量に余裕があっても，休憩時間などに交換したほうがよい．
   • その場合「テープ終了」の旨を録音しておくと，あとのテープ起こしが楽である．

撮影 ２名

1. カメラ：　撮影にはディジタルカメラを使用する．感度は ISO 800〜5600 が望ましい．
2. バッテリー：　あらかじめカメラのバッテリー残量を確認しておく．
3. 時刻合わせ：　複数の場合は，あらかじめカメラの時刻を合わせておくと，Web ページの作製に便利．画像サイズも同様．
4. 報告者：　撮影は各報告者につき２・３カット程度でよい．
5. 必須画像：　主催者側の挨拶は必ず撮影する．他に，会場全体の雰囲気がわかるカットを適宜撮影する．シンポジウム討論時の壇上の様子も撮影する．
6. 邪魔：　撮影時には，聴衆・報告者の邪魔にならないよう配慮する．

会計　１名

1. 支払い：　セミナー終了時点で受付主任とともに入金総額を確認し，支払いの必要なものはできるだけその場で済ませてしまう．スタッフ個人の立替金などは，この際に清算することが望ましい．
2. 精算：　残余の売上金を所定の銀行口座に管理し，後日請求される金額についてはその都度支出すること（レジュメ代，懇親会費，会場費など）．
3. 会計報告：　上記の支出が終了した時点で会計報告を作成し，例会で報告する．

その他

1. 筆記具：　スタッフは，分担によらず全員，必ずボールペンなどの筆記具とメモ用紙を携行する．

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