| v | 役割 | 要数 | 担当者 | 備考 |
|---|
| v | 総合調整役 | 1 | 八巻 | 次回会場の依頼 |
| v | 実行委員長 | 1 | 田崎 | 統括責任者, 発表者への連絡責任者 |
| v | 副実行委員長 | 数名 | 山本, 三島, 目黒 | 補佐，見習い，経験者 |
| v | 文書作成係 | 1 | 西村 | 発表者への文書の作成（祐筆） |
| v | 実行委員 | 10 | 井口, 小川, 木地谷, 小山, 佐藤, 田嶌, 高田, 塚本, 中井, 長妻, 西川, 米山, 和田, 渡邉; 望月様
| 上記の役職者を含む |
| 事前（兼務可） |
| – | 会場交渉 | 1 | 田崎 | 駒澤大学開催時は西村（2021年まで） |
| v | 案内原稿作成 | 1 | 目黒 | |
| – | 案内図作成 | 1 | 渡邉 | 案内原稿用 |
| – | 回答葉書作成 | 1 | 西村, 中井 | |
| – | 葉書用紙購入 | 1 | 西村 | 印刷所に持込み |
| v | 案内原稿印刷 | 1 | 西村 → 渡邉 | |
| – | 回答葉書印刷 | 1 | 西村 | |
| v | 封筒宛名印刷 | 1 | 中井 → 渡邉 | 名簿 DB 担当, 中井から送付 |
| v | レジュメ印刷 | 1 | 目黒 | アート紙は不可？ |
| – | 懇親会飲食物手配 | 1 | 西村 | 駒澤大学開催時は西村（2021年まで） |
| – | アルバイト手配 | 1 | 望月様 | 現地の協力？ |
| – | アルバイト領収証 | 1 | 小山 | 受付主任が兼務する |
| – | パネルボード管理 | 1 | 渡邉, 八巻 | 割当表の掲示 |
| – | 宅配便手配 | 1 | 佐藤 | 7 日前 |
| v | 受付名簿 | 1 | 中井 → 西村 | 名簿 DB 担当, 五十音順 7 部, 発表者・業者 1 部 → ウェビナーの氏名には登録名を記載するよう注意 → 自動記録 |
| – | 当日参加者登録用紙 | 1 | 木地谷, 渡邉 | |
| – | 懇親会券 | 1 | 渡邉 | 弁当引換券も |
| v | 発表者用マニュアル | 1 | 西村 | 当日，受付で渡す → ML で事前に配付 |
| – | 各種案内・名札 | 1 | 渡邉 | 布製の名札がよい．宅配便集配所の案内も |
| v | 領収証 | 1 | 渡邉 | 押印（印刷）済み → 印章の画像 |
| – | 昼食・懇親会場地図 | 1 | 渡邉, 田崎 | 駒澤大学開催時は不要？ |
| v | アンケート用紙 | 1 | 西村 → 田崎 | |
| – | 質問用紙 | 1 | 木地谷 | シンポジウム討論会開催時． |
| – | 二次会準備 | 1 | ○田崎, 米山 | |
| v | Web ページ作成 | 1 | 西村 | １年前から |
| – | PPT スライド作成 | 1 | 目黒 | |
| v | 会誌贈呈者名簿 | 1 | 米山 | 冊数も |
| v | キャンセル受付 | 1 | ○田崎, 西村 | メール・電話による |
| v | スプレッドシートの作成 | 1 | ○西村, 田崎, 山本, 米山 ほか | Google スプレッドシート |
| オンライン化のための作業 |
| v | 参加メール受付 | 1 | 西村 | 参加者名簿の作成 |
| v | 振込み確認 | 1 | 中井 | 会計が兼務 |
| v | レジュメの配送手配 | 1 | 目黒 | 宛先リストは西村が作成 |
| v | 下記の各種システム選定 | 3 | 田崎, 西村, 渡邉, 和田 | ここに調査時間とテストが必要だった |
| v | 報告者ビデオ作成の指導 | 3 | 田崎, 西村, 山本 | 各３時間 × 報告者数 |
| v | ビデオ映像の配信設定 | 1 | 渡邉, 和田 | セキュリティ設定が困難 |
| v | メーリングリストの作成 | 1 | 西村 | 組織内グループとして作成したので困難あり |
| v | 参加者 ML への連絡 | 1 | 西村 | 誤配事故２回（４通） |
| v | ウェビナーの設定 | 1 | 田崎 | １か月契約 18,800 円 |
| v | ウェビナーのリハーサル | 5 | 田崎, 司会, ほか数名 | ３回＋２回 実施 |
| v | 掲示板の設定・運営 | 1 | 西村 | ３か月契約 1,980 円 |
| v | 討論会スケジュール作成 | 1 | 山本 | スケジュールは Web に載せ，ML にも流した． |
| セミナー前日 |
| – | 設営 | 6 | ○八巻, 中井, 山本, 佐藤, 木地谷, 田崎, 西村 | 机移動，搬入 |
| – | 書籍販売会場係 | 1 | 米山 | 施錠 |
| セミナー当日 |
| v | 開会挨拶 | 1 | 田崎（実行委員長） | |
| v | 閉会挨拶 | 1 | 八巻 | 参加者数，次回開催場所のアナウンス |
| v | 総合司会（進行） | 1 | 目黒 → 田崎 | 兼務不可 |
| v | テーマ趣旨説明 | 1 | 山本 | |
| – | テーマ報告・質疑 司会 | 2 | ○山本, 木地谷 | 兼務可，副は計時係 |
| v | 討論会 司会 | 2 | ○山本, 木地谷 | 兼務可，副は計時係 |
| v | Q&A 取捨選択 | 2 | ○和田, 井口, 米山 | Google Chat で協議 → Zoom チャット |
| – | 受付 | 6〜7 | ◎小山, ○木地谷（アルバイト担当）, アルバイト 3, 西川, 三島, 池田（発表者・業者担当） | 主任は兼務不可, 出席者数の把握, 懇親会参加者数の把握. |
| – | 会誌販売 | 3〜4 | ○米山, 池田, 小川, 田嶌 | 主任は兼務不可, 他は兼務可 |
| | 会誌贈呈 | 1 | 八巻 | |
| – | 書籍販売会場係 | 1 | 米山 | 講演開始２分前のアナウンス，施錠 |
| – | 会場係 | 3 | ○ 西川, 井口, ？, 田嶌 | 主任 1，マイク，環境保全 |
| – | 弁当引渡し | 数名 | ○Ｔ, アルバイト | うち主任 1，他は兼務可 |
| – | PPT 投影 | 1 | 目黒, 田嶌 | 事前のスライド準備あり |
| v | 録音 → 録画 | 2 | ○田嶌, 佐藤 → ○田崎, 小川, 木地谷 | |
| v | 写真撮影 → スクリーンショット | 2 | ○渡邉, 西村 → 西川 | 腕章，時刻合わせ，画像サイズ合わせ |
| | 会誌原稿依頼 | 1 | 山本 | |
| – | 懇親会 司会 | 1 | 三島 | |
| – | 懇親会 挨拶 | 1 | —— | 今回はなし？ |
| – | 懇親会 乾杯 | 1 | ？ | 八巻さんが依頼する |
| v | 会計 | 1 | 中井 | 兼務可 |
| 見学会（兼務可） |
| – | 受付名簿 | 1 | 中井 | 五十音順 7 部 |
| – | 受付 | 2 | ○木地谷, 静岡古城研究会？ | 保険はかけない．登録者, 当日参加者の受付だけ． |
| 事後（兼務可） |
| | 決算報告 | 1 | 中井 | |
| v | Web に画像アップ | 1 | 西村 | 終了後２か月以内 |
| | テープ起こし | 3 | ○目黒, 井口 | メディアの授受: ギガファイル便．音声自動認識ソフト |
| | 会誌原稿督促 | 1 | 山本 | |
