セミナー操典 2013

天之巻（企画・準備編）

1. セミナーのテーマ・報告者については，前年の 12 月例会または臨時例会（忘年会に伴う）において，基本路線を決定することが望ましい．そのためには 11 月の合同踏査会等の機会を利用して，城郭談話会その他の主要関係団体と意見交換を行っておくこと．
2. セミナーの基本路線が決定したら，報告依頼者への打診を順次行う．1 月頃までには，報告者の内諾を得ておくこと．
3. 報告者への正式依頼文の発送は 2 月頃までに行い，報告のタイトル（仮で可）を確認しておく．レジュメの原稿締切りは 6 月厳守とする．
4. 案内の発送は原則として，6 月の例会（第 3 日曜）に行う．発送部数は通常 *** 部．セミナー会計に前年度繰越金があれば，発送に要する封筒・切手・葉書代等の立替分をこの際に清算しておくことが望ましい．
5. レジュメの追加資料については，当日急に原稿を持ってこられてもコピー事情等により対応できない場合があるので，原則として報告者各自で用意してもらう．この旨を報告依頼に明記し，所要部数についてはセミナー１週間前くらいに事務局（東京開催の場合は *** ）まで問い合わせるよう，併記しておく．ちなみに平年の参加者は 230〜280 程度．
6. レジュメの印刷部数は 380〜430 部とする．平年の参加者は 230〜280 程度だが，当日レジュメ残部の購入希望者が多いので，当日だけで 280〜330 部程度ははける．後日の購入希望者も多いので，この程度の印刷部数が適当である．なお地方開催の場合，共催者（現地側）でレジュメ残部の引き取りを希望するかどうかについて，あらかじめ協議しておく．
7. 会場は，参加者数 230〜280 を前提として選定する．ただし，全部の席に人が座ると，かなり窮屈になるので（荷物有），300 席程度は確保できることが望ましい．また，図書販売会場として，学校の普通教室程度のスペースを確保すること．
8. 会場施設については，以下の点を必ず現地で確認しておくこと．確認にあたっては，施設の担当者（設備や運用に詳しい人）とよく話し合っておくこと．
   • 発表会場の広さと座席数．
   • 座席追加（パイプ椅子等）の可不可．
   • 音響施設・スライド・プロジェクター等の設備．
   • 会場内および周辺での飲食の可不可．
   • 会場内および周辺での喫煙の可不可．
   • 会場で図書販売が可能であること（公共施設の場合，図書や物品の販売に制限が付く場合あり）．「販売」と呼ばずに「交換」という呼称が強制されたこともあった．
   • 受付の設置場所．
   • 図書販売会場・受付でのテーブル・椅子．
   • 案内用立て看板等の設置の可不可．
   • 冷房設備（使用時間）．
   • 会場でのゴミの処理．
   • 会場使用時間延長の可不可．朝は何時から入場可能か．
9. 会場周辺における自動販売機・コンビニ・飲食店の有無．コンビニ・飲食店がない場合は，必ず案内にその旨明記すること．また，夏場で飲み物の需要が多いので，自動販売機の場所は当日司会からアナウンスすることが望ましい．
10. 駐車場の有無．駐車場が確保できない場合は，自家用車での来場不可である旨，必ず案内に明記すること．ただし，実行委員会側の駐車スペース若干は確保しておくことが望ましい．
11. 弁当は，概数を予想して注文しておき，直前に数量を確定するので，注文先とよく話し合っておくこと．単価は \500〜800 くらいとし，冷たいお茶等をつけたほうがよい．弁当の余りは赤字に直結するし，夏場でもあるので，数量確定の際には余分が出ないように気を付ける．それでもいくつかは当日キャンセルが出てしまう．当日キャンセルによる余りが出た場合は，昼休みの直前等に余分があることをアナウンスして，できるだけ買ってもらう．なお，会場が大学の場合は，弁当の替わりに学食を利用できる場合もあるので確認しておく．ただし，昼休みが短く，学食の利用は不都合な場合もあるので，弁当を主とし，補助的に学食が利用できることを案内したほうがよい．
12. 弁当ガラの処理についても，確認しておく．弁当業者が引き取ってくれるよう，手配できることが望ましいが，不可能な場合は，会場側とよく打ち合わせておくこと．
13. 懇親会は 100 人前後と予想して，早めに手配しておく．申込み締切日にいったん数を確定して，会場側と連絡を取り，直前に最終的な人数を再確認すること．
    • 単価は \5,000〜7,000 の立食・飲み放題．
    • ある程度の椅子と荷物置き場を確保すること．
    • 内容は質より量優先（会場側にはっきり申し入れる）．
    • ウィスキーやワインを好む人も多い（ビールと日本酒だけでは不満が出る）．
    • 酒を飲めない人も案外多いので，ウーロン茶・ジュース等も揃える．
    • 二次会についても，30〜50 人程度を予想して確保しておくことが望ましい．
14. 宿泊施設は会側では斡旋しないのが，近年の原則となっている（事務的な負担が大きいので）．周辺のホテルのリストを案内に添付して，参加者各自で対応してもらう．ただし，祭りや他の学会等のイベントと重なると，予約が難しくなる場合があるので，会場周辺の宿泊状況については早めに確認しておくこと．なお，主催者側の宿泊場所として 30〜50 人分程度は手配しておく．
15. 弁当引換券・懇親会入場券を準備しておく．券は名刺大程度でよい．弁当券初日・２日目・懇親会券で，色を変えること．
16. 手話通訳等の依頼が必要な場合には，あらかじめ会場となる大学や自治体を通じて依頼しておくこと．

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