セミナー操典 2013

人之巻（実戦編）

総合司会（進行）　～１名

総合司会は，開会時間 10 分前・ 5 分前をアナウンスし着席を促した上，定刻には開会をアナウンスする．また，午後の部開始の 5 分前にも着席を促すこと．
挨拶する方や報告者の名前，肩書き（所属），報告タイトル等の間違いがないよう，事前に確認しておく．タイトルは，当初の案内から変更されている場合もあるので，必ず当日使用するレジュメで確認しておくこと．なお，報告者等の敬称は「さん」で統一し，「先生」等は使わない．

事務連絡および注意事項として，以下のアナウンスが必要となる．

  a. 携帯電話の電源オフまたはマナーモード設定─┬──────　開会時           
　b. 会場内・周辺における飲食・喫煙の可否      │                              
　c. 図書販売の時間帯                          │                              
  d. 弁当の引き渡し方法────────────┼───┐　                     
　e. 自動販売機の場所─────────────┴───┴──　午前の部終了時   
　f. レジュメ残部の販売方法　
　g. 追加資料の配布
　h. 懇親会場への移動方法とタイムスケジュール
　i. 翌日のタイムスケジュール
　j. シンポジウム時の質問用紙受付
  k. 名札の返却
　l. その他の所要事項・注意事項

各報告の終了時間が近づいたならば，壇上の報告者に「10 分前」「5 分前」「時間です！」　のメモを渡す等して，残り時間の少なくなったことを告げる．報告の進行状況によっては「5 分前です，まとめて下さい」等のコメントを添えると有効．定刻を過ぎても話が終わらない場合には，適宜「時間ですので切り上げてください」等のアナウンスを行い，終了を促す．
各報告の終了後に会場から質問を受け付ける．受ける質問は，特に時間に余裕がある場合以外は通常１～２件程度とし，他にも挙手が認められる時は，休憩時間や懇親会を利用して直接報告者に質問してもらうように言う．時間が押している場合には，質疑応答をとれない旨アナウンスする．
実際の報告時間に従って，タイムテーブルを微調整する．報告時間が数分程度長くなったり短くなったりした場合は，休憩時間を調整する．10 分程度の調整は司会の裁量で調整するが，それ以上の変更を要する時は総合調整役（八巻）や会場提供側と協議する．特に会場の使用時間に制限がある場合に注意．制限がない場合でも，大幅に時間超過すると，懇親会や参加者の使用する交通機関（新幹線・飛行機）に影響するので，休憩時間の切りつめるなどして，終了時間の超過はできるだけ 10 分以内程度におさめる．
また，時間調整を行うと各報告の開始・終了時間がずれるので，その都度「次の○○さんの報告は何時何分から何時何分までとします」とアナウンスする．
総合司会（進行）の座席は，原則として壇上には設置しない．登壇口に近い会場左翼または右翼最前列に占位し，アナウンス時には前に立つこと．
レジュメ残部の販売は受付ではなく，図書販売会場（中城研ブース）にて行うことをアナウンスする．

受付　～４名程度（内主任１）

受付は地区別に４～５卓設営し，各卓に地区別の表示紙を貼ること（東京・甲信越等）．また，報告者と当日参加の受付は一括して行う．
各卓には受付名簿・領収証・昼食券・名札・お金を入れる箱等を用意すること．
主任は釣り銭・封筒・輪ゴム・電卓を用意すること．
受付係は各自必ず筆記具を持参すること．
受付は初日午前中に集中するので，手すきのスタッフは積極的に手伝うこと．
10 時頃にいったん客足が途切れる場合があるが，その後も断続的に客が現れるし，新幹線の時刻の関係等で大挙到着することがあるので，留意する．受付は廊下に展開し，様子を見て会場内に後退すること（2 日目の午後には会場内に後退可）．その場合，受付担当者は報告が聞けなくなるので，あらかじめクジ引き等で時間帯ごとの交代制とする．
※ 東京開催の場合，受付にアルバイトを雇うようにしている．アルバイトは大学の学生課を通じて募集する場合もあるが，会員の家族や知人に頼んだほうが，会計処理上都合がよい．バイト代は \5,000～6,000 程度．ただし 2 日目午後は受付バイトは不要になるので，半日だけ．
領収証の印鑑は，前日までにあらかじめ押しておくこと．金額等空欄で押印済みの領収証を備えおいて，希望者にはその場で記入して渡す．
釣銭は受付の場合，硬貨の需要は少ない．東京開催の場合は参加費だけの方が多く，あっさり千円札 3 枚で払ってくれるので，初日朝の集中が済んだ後は千円札・五千円札はたまる一方となるので要注意．最終的な売上金が千円札ばかりになると後の管理が大変なので，途中で適宜両替等を行うこと．場合によっては，図書交換会場に両替を呼びかける．
受付の釣銭は主任が適宜用意するが，最初に中城研メンバー（スタッフ）が丁度の金額を五千円・千円札で払ってくれれば釣銭不足は解消する．
また主任が用意した（立て替えた）釣銭の金額は受付名簿欄外等にメモしておき，業務が落ち着いたところで返却する．返却時には必ず他の係員が確認し，記入したメモに返却済みのチェックを入れること．
受付済の人は，受付名簿行頭のチェック欄に「○」をつけること．勝手に「レ」を付けたり名前に線を引いたり，マーカーで塗ったりしないこと．
食事・用便や書籍購入・その他の用務等は交代で行い，決められた係の内最低１名が必ず受付に残るようにすること．どんな短時間でも，現金がある状態で受付を無人にしたり部外者に留守番を任せたりしないこと．
レジュメ残部の販売は，~~初日午前中は~~受付では行わない（混乱するので）．レジュメの販売については適宜司会（進行）からアナウンスするものとし，希望者にはその旨伝えること．受付場所に掲示を出しておくことが望ましい．
初日の受付が終了した時点で，必ず入金額を確認し，控えておくこと．弁当代等の支払いがあった場合は受付から支出し，控えておくこと．
弁当が到着した場合は，受付でいったん引き取り，直ちに弁当引渡係に連絡すること．また，弁当が代金引換の場合はその場で売上金の中から支払い，領収証を必ず受け取って支払い金額を控えておき，主任に報告すること．

弁当引渡係～数名（内主任 1）

弁当引渡係は，弁当到着の連絡をうけたら引渡しの準備にかかること．引渡場所が外廊下等の場合は，風通しのよい日陰に弁当を保管すること．弁当ガラの回収についても確認しておくこと．
弁当引渡係は，昼休みの 10 分前には引渡場所に集合して体制を整えること．また，空き箱・空き缶回収用のゴミ袋等を準備しておくこと．
弁当の引渡時には，当日の引渡券であることを確認すること．
弁当引渡係は，受付周辺で迅速に食事を済ませ，空き箱・空き缶の回収が乱雑にならないよう注意すること．

図書販売会場係　～１名

図書販売会場の庶務担当者を配置する．販売会場係は，事前に名簿係（渡邉）から参加者情報の提供を受け（ハガキコピーなど），状況を把握しておくこと．
図書販売は原則として，昼休み・開会前・報告終了後だけとし，報告中は閉場する．ただし，会場の使用形態によって変更される場合があるので，主催者側・司会（進行）とよく確認しておき，司会に適宜アナウンスしてもらう．報告開始時には販売会場係が参加者に移動を呼びかけて販売会場を閉鎖する．その際，現金の管理に各自で責任をもつよう，注意すること．書籍販売業者が販売会場に残留しない場合は施錠する．
販売会場の設営は前日の内に行い，その際に宅配便で送られてきた書籍を適宜卓に割り当てる（割当ては段ボールを配置するだけでもかまわない）．販売会場係は遅くとも当日開場前までに，割当てが適正か確認しておくこと．宅配便を使用せずに直接搬入する参加者もいるので，参加者情報をもとに確認すること．
当日になって卓が不足する場合があるので，販売会場係は卓の補充方法を確認しておくこと．
販売会場係は閉会後の販売会場の撤収・ゴミの始末を行うこと．ゴミの処理が難しい場合には，あらかじめ参加者に自己責任で処理するよう呼びかけること．
書籍販売業者（出版社・古書店）には，受付で所場代を払ってもらうこと．販売会場係は参加業者数を確認して早めに所場代を徴収し，後で会計責任者に一括して渡すこと．（業者は誰に所場代を払ってよいかわからないと受付に払いに来るが，受付側では金額や参加業者を把握していないので，受付集中時に来られても対応できない．）
　所場代は通常 \3,000（セミナー参加費と同額）とする．

会誌販売　～数名（内主任１）

会誌販売用の道具類一式（値札・ビラ・売上表・領収証・箱・封筒など）は *** が用意する．担当者は釣銭・電卓・筆記具を忘れずに用意すること．
釣銭は 3 万円程度を主任が用意する．五千円札・千円札・五百円玉・百円玉をバランスよく揃えること．ただし，会誌販売では硬貨不足となる傾向があるので，係の者は各自千円分程度は硬貨を用意しておき，不足したらその場で両替できるように心得ること．
釣銭は誰がいくら供出したか，売上表に必ずメモしておくこと．売上げが一定に達した所で，用意した釣銭分の金額を主任に返却すること．その際別の１名が必ず確認し，売上表に記入したメモにチェックすること．
売上金は主任が責任をもって管理すること．
~~領収証は希望者だけに渡す．~~金額等空欄で押印済みの領収証を，必ず前日までに用意しておくこと．
会誌販売は手すきの会員が入れ替わり立ち替わり店番に来るが，食事や書籍の購入は交代で行い，決められた係の内１名が必ず売場に残るようにすること．現金がある状態で売場を無人にしない．また短時間でも，知らない人に留守番を任せないこと．
最終的な売上金が硬貨や千円札ばかりになると後の管理が大変なので，途中で適宜両替等を行うこと．
陳列した会誌の前に立っておしゃべりをしないこと（購入希望者が近寄りにくくなるので）．
会誌販売係が，あらかじめ寄贈者リスト（誰に何部）を作成しておくこと．執筆者については，会誌の最終校正時に目次のコピーを入手しておくこと．執筆者以外の寄贈者については，八巻氏に確認しておく．

会場係　～３名程度（内主任１）

会場の設備（空調・音響・映写）全般について，確認や調整を担当する会場主任を配置することが望ましい．会場の使用形態によっては，会場主任が責任をもって管理者側と充分に打ち合わせを行うこと．また，会場設営は手すき総員にて行うが，会場主任が主体的に指示すること．
マイクは最低でも４本用意し，内２本以上はワイヤレスとする（司会１・報告者１・会場２）．シンポジウムでパネラーが５人以上となる時は，もう１本追加する．また，不調に備えて予備のマイクを用意しておくことが望ましい．
会場係は，開会前にマイクテストを行うこと．操作方法・音量・ハウリングについても確認しておく．予備の電池についても準備しておく．また，報告者が降壇時に電源を切り忘れていないか，確認する．
マイク持ちは会場内が見渡せる位置にいること．シンポジウム討論時には，２名配置が望ましい．その場合１名は前方に占位して，司会または総合司会（討論時には待機状態）から指示をえる．受付が場内に後退している場合は，後方占位の１名は受付の指示を仰ぐとよい．一般にマイク持ちは新人・学生・事務方となる場合が多く，発言者を直ちに把握できない．司会・受付はベテランが担当しており，主要な出席者の着座位置を把握しやすい．
~~会場係は，スライド映写時の遮光についてもあらかじめ確認しておくこと．~~
会場係は，事前に指示棒・レーザーポインターを準備調達すること．レーザーポインターについては電池も確認する．また，ポインターを振り回して聴衆側にレーザーが照射されると危険なので，必要に応じて報告者に注意を促す．スライドを使用する報告者には，登壇前にポインターを手渡して注意するのが一番よい．
スタッフの数が不足する場合は，会場係は撮影・会誌販売・図書販売会場~~・スライド映写係~~などと兼務すること．
PC 係は，操作卓に占地すること．
会場係は，ガムテープ，マジック（赤・黒），ヒモ，カッターナイフ，ハサミ，紙，ゴミ箱（袋），ホチキス，クリップ，輪ゴム等の用品を準備しておくこと．
ホールが広いと冷房がきくまで時間がかかるので，会場係はできるだけ早めに空調を確認すること．

録音　～１名

シンポジウム討論時必ず録音し，テープは忘れずに中城研で確保すること．地方開催の場合は，その旨必ず開催側（会場側）に伝達しておくこと．
録音係は，あらかじめプログラムにて報告者数・報告時間を確認の上，所要のテープを用意すること．ポータブルレコーダーを使用する場合は，電池も用意する．
ポータブルレコーダーを使用する場合は，録音係は~~あらかじめ音響の良好なポジションを確認し，座席を確保しておくこと．~~できるだけオンラインで録音すること．
シンポジウム討論時は，発言の途中でテープ交換にならないよう，タイムテーブルとテープ残量に配慮する．討論の途中で休憩をはさむ場合は，テープ残量に余裕があっても，そこで交換したほうがよい．その場合「テープ終了」の旨を録音しておくと，あとのテープ起こしが楽である．

撮影～１名

撮影にはディジタルカメラを使用する．感度は ISO 800～5600 が望ましい．
撮影は各報告者につき１～２カット程度でよい．
主催者側の挨拶等は必ず撮影すること．他に，会場全体の雰囲気がわかるカットを適宜撮影する．シンポジウム討論時の壇上の様子も撮影する．
撮影係は，あらかじめ報告者数をもとに所要カット数を把握しておくこと．記録用写真としては，通常 36 枚取フィルム１～２本程度．
撮影係は，あらかじめカメラ・ストロボのバッテリー残量を確認しておくこと．~~会場内撮影は原則としてストロボ使用となるので，バッテリーの消耗が早まる場合がある．~~
撮影時には，聴衆・報告者の邪魔にならないよう配慮すること．

会計・清算

会計責任者は，セミナー終了時点で受付主任とともに入金総額を確認し，支払いの必要なものはできるだけその場で済ませてしまうこと．スタッフ個人の立替金などは，この際に清算することが望ましい．
会計責任者は，残余の売上金を所定の銀行口座に管理し，後日請求される金額についてはその都度支出すること（レジュメ代，懇親会費，会場費，手話通訳謝礼等）．
会計責任者は上記の支出が終了した時点で会計報告を作成し，例会で報告すること．